Typical Deficiency Audit Manajemen

Typical Deficiency Audit Manajemen

1.    Pembahasan artikel typical deficiency

Defisiensi atau kekurangan dalam hal ini adalah kekurangan yang dimiliki oleh manajemen. Audit manajemen dilakukan untuk melakukan peningkatan kinerja manajemen atau dengan kata lain menemukan adanya defisiensi atau kekurangan yang dimiliki oleh manajemen (Herbert, 1979). Defisiensi merupakan salah satu aspek dari audit manajemen. Hasil penting dari audit keseluruhan adalah untuk mengidentifikasi dan memperbaiki penyebab yang menimbulkan adanya defisiensi. Sehingga tujuan dari auditor adalah untuk meningkatkan sistem manajemen seperti sistem penyimpanan uang, menghindari pembayaran yang tidak benar, mencegah kerugian, dan melakukan efisiensi operasi. Auditor harus mengidentifikasi praktek yang terjadi untuk dapat menentukan individu atau unit organisasi mana yang menimbulkan adanya defisiensi (Herbert, 1979). Indikasi dari adanya defisiensi adalah didasarkan pada pengukuran standar dari kinerja yang menunjukkan adanya kelemahan pada individu atau unit organisasi. Cooper dan Backer (1993) berpendapat bahwa mungkin saja defisiensi ini disebabkan oleh belum siapnya organisasi untuk menghadapi perubahan yang terjadi dalam lingkungan bisnis. Permasalahan yang paling sering dikaitkan dengan belum siapnya organisasi menghadapi perubahan adalah permasalahan sumber daya manusia yang terdapat di organisasi.

Menurut Tugiman (1997), defisiensi yang ada di organisasi terkait dengan harta atau aktiva. Audit manajemen harus meninjau berbagai alat atau cara yang digunakan untuk melindungi harta dan, bila dipandang perlu, memverifikasi keberadaan dari suatu harta atau aktiva. Audit manajemen harus melihat cara yang dipergunakan untuk melindungi harta atau aktiva organisasi dari berbagai jenis kerugian, seperti kerugian yang diakibatkan oleh pecnurian, kegiatan yang illegal, atau tidak pantas. Menurut Tugiman (1997), pada saat memverifikasi keberadaan suatu harta, pemeriksa harus mempergunakan prosedur pemeriksaan yang sesuai dan tepat.

Menurut Herbert (1979), harus diingat bahwa meskipun tujuan utama dari audit manajemen adalah untuk mengidentifikasi dan mengembangkan defisiensi, auditor juga harus memberikan pengakuan terhadap hasil kerja yang memiliki efek yang baik jika memungkinkan.

Jenis-jenis defisiensi

Jenis-jenis defisiensi yang terdapat pada organisasi dapat dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu defisiensi atau kekurangan dalam sistem dan defisiensi atau kekurangan dalam operasi.

1.      Defisiensi atau kekurangan dalam sistem. Contoh-contoh dari defisiensi ini, yaitu

·         Desain atau sistem yang tidak memadai atas pengendalian internal.

·         Dokumentasi yang tidak memadai dari komponen pengendalian internal.

·      Sumber daya manusia yang dimiliki organisasi tidak memiliki kualifikasi dan pelatihan untuk fungsi yang ditugaskan.

·       Tidak adanya kontrol pemantauan dan pengawasan yang digunakan untuk menilai desain dan efektivitas sistem organisasi dari waktu ke waktu.

·      Tidak adanya proses internal untuk melaporkan kekurangan dalam sistem kepada manajemen secara tepat waktu.

2.      Defisiensi atau kekurangan dalam operasi. Contoh-contoh dari defisiensi ini, yaitu

·         Kegagalan atas informasi dan komunikasi dalam sistem untuk memberikan output yang lengkap dan akurat atas operasi organisasi.

·         Kegagalan kontrol dalam melindungi aset atau aktiva organisasi dari kehilangan, kerusakan, atau penyalahgunaan. Kondisi ini mungkin perlu pertimbangan yang matang sebelum dievaluasi sebagai kekurangan signifikan atau kelemahan yang material (Tugiman, 1997).

·         Fungsi kepatuhan terhadap peraturan tidak berjalan efektif.

·         Kegagalan oleh manajemen atau pihak yang bertanggung jawab atas tata kelola organisasi untuk menilai efek dari defisiensi signifikan sebelumnya yang dikomunikasikan kepada mereka.

Temuan audit    

Temuan audit merupakan hal-hal yang berkaitan dengan pernyataan tentang fakta baik yang bersifat positif maupun negatif.

Temuan audit yang bersifat negatif (eksepsi/defisiensi) merepresentasikan area yang memiliki tingkat risiko yang tinggi, sehingga auditor menyertakan rekomendasi untuk memperbaiki pengendalian/sistem/operasional organisasi. Dalam pelaporan hasil audit, baik temuan yang bersifat positif maupun yang bersifat negatif harus disajikan secara berimbang/proporsional.

Menurut Sawyer et al. (2005), audit manajemen diperlukan untuk mengidentifikasi kondisi-kondisi yang membutuhkan tindakan perbaikan. Penyimpangan-penyimpangan dari norma-norma atau kriteria-kriteria yang dapat diterima disebut temuan audit (audit findings). Temuan audit bisa memiliki bermacam-macam bentuk dan ukuran. Misalnya, temuan-temuan tersebut dapat menggambarkan:

·         Tindakan-tindakan yang seharusnya diambil, tetapi tidak dilakukan, seperti pengiriman yang dilakukan tetapi tidak ditagih.

·         Tindakan-tindakan yang dilarang, seperti pegawai yang mengalihkan sewa dari perlengkapan perusahaan ke perusahaan kontrak pribadi untuk kepentingannya sendiri.

·         Tindakan-tindakan tercela, seperti membayar barang dan perlengkapan pada tarif yang telah diganti dengan tarif yang lebih rendah pada kontrak yang lebih menguntungkan.

·         Sistem yang tidak memuaskan, seperti diterimanya tindak lanjut yang seragam untuk klaim asuransi yang belum diterima padahal klaim tersebut bervariasi dalam jumlah dan signifikansinya.

·         Eksposur-eksposur risiko yang harus dipertimbangkan.

Meskipun temuan-temuan audit sering kali disebut sebagai “kekurangan” (deficiency), banyak organisasi merasa bahwa istilah tersebut terlalu negatif. Dalam kenyataannya, bahkan istilah “temuan” dianggap terlalu negatif di beberapa tempat. Kata-kata seperti “kondisi” dianggap lebih nyaman dan tidak memberi ancaman, serta tidak menimbulkan tanggapan defensif di pihak klien (Sawyer et al., 2005).

Temuan audit negatif/eksepsi/defisiensi

Karakterisitik temuan audit negatif/eksepsi/defisiensi yang layak untuk dilaporkan, yaitu sebagai berikut:

1)        Signifikan dan didukung oleh bukti audit (fakta dan bukan opini),

2)        Objektif dan relevan dengan masalah yang dihadapi,

3)        Mendukung kesimpulan yang logis, beralasan, dan dapat mendorong manajemen untuk melakukan tindak lanjut berdasarkan hasil audit,

4)        Mungkin tidak signifikan, tetapi menunjukkan gejala masalah yang potensial terjadi di masa depan. Pelaporan secara lisan, diskusi dengan manajemen auditee dan memastikan tindak lanjut manajemen sebagai langkah preventif atau detektif, merupakan bentuk penanganan yang dapat diterima atas temuan audit yang dimaksud.

Menurut Gondodiyoto (2004), temuan negatif adalah temuan berdasarkan bahan bukti audit bahwa ternyata terdapat ketidaktaatan terhadap ketentuan atau peraturan, pengeluaran uang yang tidak sepatutnya, ketidakhematan, ketidakefisienan, dan ketidakefektifan yang dapat berakibat (adanya kemungkinan/resiko/dampak) yang merugikan perusahaan, misalnya hilang atau rusaknya aset (termasuk data/informasi yang dimiliki perusahaan), tidak dipatuhinya prosedur kerja atau ketentuan atau kebijakan perusahaan, atau terjadinya kekeliruan (error/kesalahan-kelalaian, tidak disengaja) maupun penyalahgunaan (fraud/kecurangan).

Temuan audit dihasilkan dari proses perbandingan antara kriteria (praktek yang diharapkan) dengan kondisi (fakta atau keadaan sebenarnya), berikut penyebab terjadinya perbedaan, dan akibat yang mungkin ditimbulkannya. Langkah terakhir yang dapat diambil oleh auditor berkenaan dengan hal tersebut adalah menyusun rekomendasi yang akan diberikan kepada manajemen berdasarkan temuan audit tersebut.

Unsur temuan audit

Unsur temuan audit terdiri dari beberapa hal, yaitu

1.      Kondisi

Kondisi adalah keadaan atau kejadian sebenarnya yang ditemukan auditor selama proses audit dilaksanakan dan diselesaikan. Keadaan atau kejadian yang dimaksud di atas dapat berupa pelaksanaan prosedur kerja secara aktual, situasi operasional, kondisi aset, jumlah yang sebenarnya tercatat, dan lain-lain. Kondisi merupakan inti dari temuan audit, oleh karena itu harus didasarkan kepada bukti audit yang kompeten, relevan, lengkap, dan bermanfaat. Auditee mungkin dapat tidak setuju dengan kesimpulan dan interpretasi auditor, tetapi auditee tidak dapat menyangkal fakta yang mendasari suatu kondisi.

Menurut Sawyer et al. (2005), istilah “kondisi” (condition) mengacu pada fakta-fakta yang dikumpulkan melalui observasi, pengajuan pertanyaan, analisis, verifikasi, dan investigasi yang dilakukan saat audit manajemen. Kondisi merupakan jantungnya temuan, dan informasi tersebut haruslah memadai, kompeten, dan relevan. Kondisi harus mampu mencerminkan total populasi atau sistem yang ditelaah; atau, dalam kasus terpisah, harus merupakan kelemahan yang signifikan. Klien harus menyepakati fakta-fakta yang disajikan, meskipun mereka bisa saja memperselisihkan signifikansi yang dilekatkan auditor pada temuan-temuan tersebut.

2.      Kriteria (praktek yang diharapkan)

Kriteria menggambarkan kebijakan, prosedur, standar, hukum, atau regulasi yang ditetapkan dan harus dipatuhi oleh auditee. Kriteria yang digunakan harus menggambarkan (a) tujuan yang ingin dicapai manajemen, dan (b) kualitas pencapaiannya. Praktek yang diharapkan mengacu kepada prosedur kerja yang lengkap dan dirancang untuk mencapai tujuan, serta bersifat mengikat untuk dipatuhi.

3.      Penyebab

Penyebab dari suatu kondisi mengindikasikan mengapa masalah tersebut terjadi (atau alasan yang rasional atas terjadinya perbedaan antara kondisi dengan kriteria). Bila penyimpangan dapat diidentifikasi, dan penyebabnya diketahui, maka solusi alternatif untuk mengatasi masalah yang dihadapi dapat disusun, sehingga tindakan korektif oleh manajemen terfokus kepada upaya mengatasi masalah tersebut.

Menurut Sawyer et al. (2005), penyebab (cause) menjelaskan mengapa terjadi deviasi dari kriteria yang ada, mengapa sasaran tidak tercapai, dan mengapa tujuan tidak terpenuhi. Identifikasi penyebab merupakan hal penting untuk memperbaikinya. Setiap temuan audit bisa ditelusuri penyimpangannya dari apa yang diharapkan. Masalah bisa diatasi hanya jika penyimpangan ini diidentifikasi dan penyebabnya diketahui.

4.      Akibat

Akibat merupakan dampak aktual atau potensial yang berkenaan dengan kondisi yang ditemukan (terutama kondisi yang tidak sesuai dengan kriteria). Unsur temuan audit ini diperlukan untuk meyakinkan manajemen bahwa bila kondisi yang tidak diinginkan dibiarkan akan mengakibatkan kerugian yang signifikan, sehingga manajemen terdorong atau memiliki dasar untuk melakukan tindakan korektif.

Menurut Sawyer et al. (2005), akibat (effect) ditujukan untuk menjawab pertanyaan “lalu kenapa.” Anggaplah semua fakta telah disajikan, lalu kenapa? Siapa atau apa yang dirugikan, dan seberapa buruk? Apa konsekuensi-konsekuensinya? Akibat-akibat yang merugikan haruslah signifikan – bukan hanya penyimpangan dari prosedur. Akibat merupakan elemen yang dibutuhkan untuk meyakinkan klien dan manajemen pada tingkat yang lebih tinggi bahwa kondisi yang tidak diinginkan, jika dibiarkan terus terjadi, akan berakibat buruk dan memakan biaya yang lebih besar daripada tindakan yang dibutuhkan untuk memperbaiki masalah tersebut. Untuk temuan-temuan keekonomisan dan efisiensi, akibat biasanya diukur dalam dolar atau rupiah. Dalam temuan-temuan efektivitas, akibat biasanya merupakan ketidakmampuan untuk menyelesaikan hasil akhir yang diinginkan atau diwajibkan. Akibat adalah hal yang membuat yakin dan sangat diperlukan untuk suatu temuan audit. Jika tidak disajikan ke manajemen dengan memadai maka kecil kemungkinan diambil tindakan perbaikan.

5.      Rekomendasi

Rekomendasi audit merupakan solusi atau saran alternatif untuk menyelesaikan atau mengatasi masalah tertentu yang dideskripsikan dalam setiap unsur temuan audit. Rekomendasi harus bersifat :

·         dapat dilaksanakan,

·         operasional,

·         spesifik, dan

·         mengidentifikasi subjek yang bertanggungjawab untuk melakukan tidak lanjut.

Menurut Sawyer et al. (2005), rekomendasi (recommendation) menggambarkan tindakan yang mungkin dipertimbangkan manajemen untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang salah, dan untuk memperkuat kelemahan dalam sistem kontrol. Rekomendasi haruslah positif dan bersifat spesifik. Rekomendasi juga harus mengidentifikasi siapa yang akan bertindak.

Manajemen dan auditee berkewajiban untuk memperhatikan atau memberikan tanggapan atas temuan audit, tetapi tidak harus menerima setiap rekomendasi auditor.

Faktor yang perlu dipertimbangkan oleh auditor :

1)   Berdasarkan pertimbangan profesional, rekomendasi tersebut dapat mengatasi masalah.

2)   Manajemen atau auditee mampu mengimplementasikan rekomendasi yang diberikan oleh auditor.

            3)    Rekomendasi harus sesuai dengan sifat operasi auditee.

            4)    Rekomendasi harus mempertimbangkan asas biaya – manfaat.

5)   Rekomendasi harus merepresentasikan jangka waktu dalam menyelesaikan atau mengatasi masalah.

Kesimpulan atau pendapat harus menempatkan berbagai temuan audit dalam perspektif yang didasarkan kepada implikasi dari temuan audit tersebut secara keseluruhan. Menurut Sawyer et al. (2005), kesimpulan (conclusion) harus ditunjang oleh fakta-fakta dan harus merupakan pertimbangan profesional, bukan berisi rincian yang tidak perlu. Dalam membuat kesimpulan, tim konsultan jelas memiliki peluang untuk memberikan kontribusi kepada organisasi. Jika tim konsultan secara konsisten menyajikan kesimpulan yang bisa menghasilkan kinerja yang baru dan tingkatan kinerja yang lebih tinggi, mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas produksi, menghilangkan pekerjaan yang tidak dibutuhkan, mendayagunakan kekuatan teknologi, meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan jasa, dan meningkatkan posisi kompetitif organisasi, maka audit manajemen jelas bernilai.

Kesimpulan dapat dan seharusnya menyajikan tindakan potensial dan menunjukkan bahwa manfaat memperbaiki kesalahan akan melebihi biayanya. Besarnya kerugian yang ditunjukkan pada bagian akibat merupakan dasar dibutuhkannya tindakan perbaikan.

Penggunaan sumber daya secara ekonomis dan efisien

Menurut Tugiman (1997), audit manajemen harus menilai keekonomisan dan efisiensi penggunaan sumber daya yang ada. Manajemen bertanggung jawab menetapkan standar operasional yang dipergunakan untuk mengukur keekonomisan dan efisiensi penggunaan sumber daya dalam suatu kegiatan. Audit manajemen bertanggung jawab untuk menentukan beberapa hal sebagai berikut, yaitu:

1)   Telah ditetapkan suatu standar operasional untuk mengukur keekonomisan dan efisiensi;

2)   Standar operasional tersebut telah dipahami dan dipenuhi;

3)   Berbagai penyimpangan atau deviasi dari standar operasional telah diidentifikasi, dianalisis, dan diberitahukan kepada berbagai pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan korektif;

4)   Tindakan korektif telah dilakukan.

Pemeriksaan yang berhubungan dengan keekonomisan dan efisiensi penggunaan sumber daya haruslah mengidentifikasi berbagai keadaan seperti:

1)   Fasilitas-fasilitas yang tidak dipergunakan sepenuhnya,

2)   Pekerjaan yang tidak produktif.

3)   Berbagai prosedur yang tidak dapat dibenarkan berdasarkan pertimbangan biaya, dan

4)   Terlalu banyak atau terlalu sedikitnya jumlah staf.

2.    Diskusi mengenai artikel

Defisiensi dalam hal ini adalah kekurangan-kekurangan atau kelemahan-kelemahan yang dimiliki oleh manajemen dan diungkapkan sebagai temuan audit dalam proses audit manajemen. Defisiensi ini harus diketahui dan diungkapkan selama proses audit manajemen. Hal ini penting agar manajemen mengetahui defisiensi apa yang ada di organisasi dan memperbaiki defisiensi tersebut.

Jenis-jenis defisiensi yang ada di organisasi menurut pandapat kami sangat banyak. Mungkin saja defisiensi tersebut disebabkan oleh lemahnya sistem yang dibuat oleh manajemen dan kurangnya kemampuan sumber daya manusia yang dimiliki oleh manajemen. Menurut pendapat kami, jenis-jenis defisiensi ini harus cepat diketahui oleh manajemen. Hal ini akan sangat membantu untuk memperbaiki kinerja organisasi sehingga organisasi dapat beradaptasi dengan lingkungan bisnis yang ada.

Defisiensi yang terdapat dalam organisasi harus diungkapkan pada saat akhir proses audit manajemen. Defisiensi-defisiensi yang ditemukan atau dalam hal ini merupakan temuan audit harus diungkapkan dengan jelas dan objektif kepada manajemen. Jika sudah diungkapkan secara jelas dan objektif, maka manajemen akan mengetahui bahwa sebenarnya organisasi memiliki kelemahan atau kekurangan. Dari defisiensi atau temuan audit ini nantinya akan diketahui penyebab defisiensi dan dampak atau akibat yang terjadi pada organisasi jika defisiensi ini tidak diperbaiki. Dari dampak atau akibat tersebut, manajemen akan mengetahui seberapa besar pengaruh defisiensi tersebut terhadap kinerja organisasi. Melihat dampak atau akibat yang mungkin terjadi pada organisasi yang terjadi akibat adanya defisiensi, maka disusunlah rekomendasi yang dapat dilaksanakan oleh manajemen. Rekomendasi ini dimaksudkan untuk menghilangkan adanya defisiensi atau paling tidak mengurangi dampak atau akibat defisiensi tersebut terhadap organisasi.

Tujuan dari ditemukannya defisiensi ini adalah agar organisasi dapat menggunakan sumber daya yang dimiliki secara ekonomis dan efisien. Mungkin saja defisiensi yang ada selama ini di organisasi mengakibatkan organisasi menggunakan sumber daya secara tidak baik. Rekomendasi yang dihasilkan dari proses audit manajemen akan membantu manajemen untuk menghilangkan defisiensi yang ada sehingga kinerja organisasi dapat meningkat.

3.    Kesimpulan

Berdasarkan artikel dan pembahasan, dapat diambil beberapa kesimpulan, yaitu

1.      Defisiensi dalam hal ini merupakan kekurangan atau kelemahan yang terdapat di organisasi. Jika defisiensi ini tidak dihilangkan maka akan berpengaruh terhadap kinerja organisasi.

2.      Defisiensi yang ditemukan selama proses audit manajemen harus dijelaskan dengan jelas dan objektif kepada manajemen.

3.    Rekomendasi yang dihasilkan pada akhir proses audit manajemen diharapkan dapat mengurangi defisiensi yang ada pada organisasi sehingga organisasi dapat menggunakan sumber daya yang dimiliki secara lebih ekonomis dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

                      

Craig-Cooper, Sir Michael., and Philippe De Backer. 1993. The Management Audit: How to Create an Effective Management Team. London: Pitman Publishing.

Gondodiyoto, Sanyoto. 2004. Program Kerja & Laporan Audit: Laporan Hasil Audit. Universitas Bina Nusantara, Jakarta.

Herbert, Leo. 1979. Auditing the Performance of Management. California: Lifetime Learning Publications.

Sawyer, Lawrence.B., Mortimer A. Dittenhofer, and James H. Scheiner. 2005. Sawyer’s Internal Auditing, 5^th ed. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Tugiman, Hiro. 1997. Standar Profesional Audit Internal. Yogyakarta: Penerbit Kanisius.